グループウェアとワークフロー
意味・解説
組織内の情報共有を円滑にする「グループウェア」と、事務手続きを電子化する「ワークフロー」。
グループウェアはメール、掲示板、スケジュール共有などの機能を統合したツール。ワークフローシステムは、稟議や休暇申請などの承認プロセスを電子化し、進捗を可視化する仕組み。
くわしく
チームでの共同作業を効率化するIT基盤です。
1.グループウェア：
電子メール、共有カレンダー、掲示板、ファイル共有、チャットなどが一つになったソフトウェアです（例：Microsoft 365, Google Workspace）。物理的な距離に関わらず、リアルタイムな情報共有を可能にします。
2.ワークフローシステム：
紙で回していた『ハンコ（承認）』のプロセスをデジタル化します。申請者がデータを送ると、あらかじめ設定された順序（課長→部長→社長）で自動的に承認依頼が届きます。ポイントは、これにより『誰のところで止まっているか』が可視化され、テレワーク環境でも業務が停滞しなくなるからです。試験では、グループウェアの『共有・共同作業』という目的と、ワークフローの『電子承認・手続きの効率化』という役割を区別させる問題が頻出します。
例文
グループウェアを導入してプロジェクトの進捗状況をリアルタイムに共有し、経費精算はワークフローシステムで電子化した。
同義語: 情報共有ツール / 電子承認システム
分類: ビジネスプロセス